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  • fernandorusso9

Como o RH pode se adequar ao eSocial?

O eSocial é um sistema de contabilidade fiscal digital para obrigações fiscais, sociais e trabalhistas. Esse sistema digital foi criado pelo governo para facilitar que empresas e até mesmo pessoas físicas que contratam funcionários prestem contas de suas atividades laborais.


Há um total de 15 informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias que as organizações devem reportar neste sistema. Exemplos de tais dados incluem: demissões, novos funcionários, salários, férias.


O sistema foi desenvolvido em conjunto pela Receita Federal do Brasil (RFB), Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e Ministério do Trabalho (MTb).


Caso a empresa não forneça essas informações, ela pode ser penalizada e pode até receber multas do eSocial em decorrência disso.


Continue a leitura e saiba mais sobre o eSocial e como seu RH pode se adequar a ele.


O que é o eSocial?


eSocial é um termo usado para se referir a um sistema de contabilidade digital para obrigações fiscais, sociais e trabalhistas.


Este sistema ou programa deve ser utilizado pelo empresário para enviar informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas de seus empregados.


O grande diferencial desse programa é que ele permite que o empresário envie todos esses dados pelo mesmo sistema.


Isso unifica o envio de informações e desburocratiza, o que facilita a vida dos gestores e administradores da empresa.


Ao mesmo tempo, o governo pode verificar os dados declarados pelas organizações com mais facilidade, rapidez e eficiência.


Portanto, o eSocial é considerado uma ferramenta benéfica para ambas as partes, ou seja, para empresários e autoridades de controle.


Como se adaptar ao eSocial?


Embora seja um sistema que simplifica a prestação de contas ao governo, muitas empresas podem ter dúvidas sobre como se adequar ao eSocial.


Por isso, aqui vão 6 dicas que podem te ajudar nesse processo.


1- Oriente o RH e a contabilidade

O primeiro passo para a adaptação ao eSocial é a orientação dos profissionais de RH e contabilidade que serão responsáveis ​​pelo abastecimento do sistema.


Realizar treinamentos e palestras conforme necessário para que todos os envolvidos estejam bem-informados sobre os procedimentos a serem seguidos. Assim, a empresa mantém todos os dados tributários, trabalhistas e sociais atualizados no sistema.


2- Atualize os dados de todos os colaboradores

Uma das etapas mais importantes para se adaptar ao eSocial é atualizar os dados dos funcionários na plataforma.


Para isso, o ideal é consultar as informações contidas no banco de dados da empresa e verificar sua completude. Atualize as informações, se necessário. Então use esses dados para alimentar a plataforma eSocial.


3- Reformule os processos

Para que o sistema eSocial esteja em constante atualização, é necessário que o RH adapte seus protocolos de acordo com as ações exigidas pelo sistema.


Por exemplo, sempre que um funcionário é contratado, o RH pode ser responsável por registrar os dados do novo funcionário na plataforma social.


Lembrando que a adaptação da organização ao eSocial também pode afetar outros setores da empresa, como administrativo e contábil.


4- Obtenha um Certificado Digital

Para realizar os procedimentos digitalmente, a empresa também deve emitir seu próprio certificado digital. Este documento é um tipo de assinatura eletrônica que garante a legalidade das operações realizadas virtualmente.


Além disso, também pode ser utilizado para cumprir outras obrigações legais, não apenas relacionadas ao eSocial.


5- Integre sistemas de gestão

Para adequar uma empresa aos requisitos do eSocial, é necessário gerenciar muitos documentos e informações simultaneamente.


Se esse processo não for organizado, a empresa pode cometer erros ou deixar de entregar os documentos nas datas exigidas. Por isso é importante usar um software de RH para centralizar as operações digitais.


Assim fica mais fácil gerar no mesmo local os arquivos aceitos pelo eSocial, o que agiliza o processo.


6- Estude o eSocial

É importante que os profissionais de RH acompanhem o site do eSocial para saber mais informações sobre o sistema e tirar dúvidas.


Além disso, caso a organização tenha problemas com cadastro e atualização do sistema, é possível solicitar ajuda do departamento jurídico da empresa ou de um especialista no assunto.


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